Întrebările primite în cadrul tuturor celor 5 Componente ale Programului Fondul ONG în România și răspunsurile specifice la acestea:
Întrebare 1: Pentru categoriile Echipa de proiect și Experți din Anexa 2 - Bugetul proiectului există un standard în selectarea acestor persoane: diplome/experiența în domeniu cuantificată în ani etc.?
Răspuns: Evaluarea expertizei necesare și a profilului potrivit pentru fiecare membru al echipei de proiect este la latitudinea solicitantului, în etapa de dezvoltare a ideii de proiect și de elaborare a Cererii de finanțare, ținând cont de tipul de activități propuse și de responsabilitățile specifice pe care aceste persoane le vor avea în proiect. Nu există o condiție anume impusă în Ghidul solicitanților cu privire la standarde pentru selectarea acestor persoane. Vă rugăm să observați însă că, în Grila de evaluare tehnică și financiară, conform Criteriului 5.2 al acesteia, se va evalua dacă "aplicantul și partenerii, precum și echipa propusă, au expertiza, motivația și capacitatea necesare derulării proiectului".
Întrebare 2: În ceea ce privește salariile există un barem minim/maxim din valoarea totală eligibilă a proiectului, în care totalul salariilor trebuie să se încadreze?
Răspuns: Ghidul solicitanților și anexele la acesta nu conțin prevederi referitoare la un barem minim/maxim prestabilit din valoarea totală eligibilă a proiectului în care totalul salariilor trebuie să se încadreze. În secțiunea 4.5.2 din Ghidul solicitantului se specifică faptul că "salariile și costurile nu trebuie să le depășească pe cele practicate în mod obișnuit de către Solicitant și / sau partenerii acestuia". Este important ca dvs. să aveti în vedere o evaluare realistă a normei de muncă, a rolurilor, a nivelului salarial și a ponderii cheltuelilor salariale față de totalul bugetului proiectului ținând cont de activitățile propuse și specificul proiectului, întrucât în cadrul evaluării tehnice și financiare se are în vedere raportul cost-beneficiu și realismul și corelarea costurilor proiectului cu activitățile și rezultatele așteptate (vezi Grila de evaluare tehnică și financiară, inclusă în Ghidul Solicitanților).
Întrebare 3: Cum se face finanțarea tranșei a doua, în cazul proiectelor cu o durată între 6-18 luni? Este menționat în Ghidul solicitanților, la pag. 35, că se face în urma prezentării următoarelor:
- raport financiar intermediar
- raport de audit
Acestea au un format predefinit, le avem la dispoziție ?
Răspuns: Informațiile referitoare la raportare si formatele aferente acestora urmează a fi disponibile la contractare, pentru viitorii beneficiari de grant.
Conform Ghidului solicitanților, secțiunea Plăți, în cazul proiectelor cu o durată între 6 și 18 luni (inclusiv 18), plata tranșei a doua se face în urma depunerii de către promotor a unei cereri de plată însoțită de raportul tehnic și financiar. Auditul nu este obligatoriu, dar în cazul în care acesta a fost bugetat de către dvs., raportul financiar trebuie să fie însoțit și de raportul de audit. În acest caz, ca regulă generală, dvs. nu va mai trebui să transmiteți odată cu raportul financiar și copii ale tuturor documentelor financiare justificative incluse în acesta.
Vă rugăm să rețineți că plata tranșei a doua se va face doar dacă promotorul a cheltuit minim 70% din avansul încasat de la finanțator.
Întrebare 4: În "Ghidul solicitanților", la pag. 36 e menționată "Anexa 6: Formular preînscriere". Aceasta nu e disponibilă însă pe site în secțiunea www.fondong.fdsc.ro/implicare.
Trebuie să ne pre-înscriem înaintea depunerii proiectului ?
Răspuns: Conform Ghidului Solicitanților, pagina 36, Anexei 6 - Formular de preînscriere îi corespunde nota de subsol nr. 14, unde este menționat că această anexă este un formular online și este disponibilă accesând următorul link:www.fondong.fdsc.ro/formular.php.
Formularul online (Anexa 6) va fi completat după ce ați completat Cererea de finanțare, pentru că informațiile din Formular vor fi preluate identic din Cererea de finanțare. Anexa 6 trebuie însă inregistrată online înaintea depunerii dosarului Cererii de finanțare, pentru că va fi nevoie să includeți în dosarul Cererii de finanțare o copie a documentului generat online (pe care îl veți primi pe email ulterior înregistrării online).
Întrebare 5: Data limită la care trebuie să se încheie proiectele este în aprilie 2016. Când pot însă începe, având în vedere că selecția se încheie în decembrie 2013? În graficul activităților trecem luna 1, 2,3... sau ianuarie, februarie 2014.... 2015 ?
Răspuns: Data maximă până la care se pot implementa proiectele este 30 aprilie 2016. In principiu, este de dorit ca proiectele să înceapă în luna ianuarie 2014, în special cele care au o durată de 28 de luni. În secțiunea Graficul activităților proiectului din Anexa 1 - Cererea de finanțare este deja specificat că se va menționa luna 1, luna 2, luna 3... luna n.
Întrebare 6: Începând de la ce sumă trebuie întocmit un raport de audit?
Din bugetul total al proiectului partenerului din Norvegia ii revine suma de [...] euro. În această situație are obligatia și partenerul să întocmească raport de audit sau doar ONG-ul nostru în calitate de aplicant principal?
Răspuns: Auditul nu este obigatoriu, dar este permis. Nu există o suma pentru care auditul este recomandat. Este la latitudinea solicitantului să decidă dacă folosește servicii de audit financiar. În acest caz, raportul de audit va respecta standardele de audit stabilite în termenii de referință, care vor fi parte a contractului de finanțare, iar auditul va fi pentru bugetul total al proiectului.
Având în vedere că raportul financiar vizează întreg bugetul proiectului, inclusiv cheltuielile partenerilor, există posibilitatea ca și partenerii străini ai proiectului să includă în bugetele lor costuri de audit. Este recomandat ca partenerul, care nu este din România, să aibă un auditor local. Opinia dată de auditorul străin va fi satisfăcătoare pentru a certifica faptul că toate cheltuielile respectă legislația națională și procedurile din Ghidul Solicitantului.
În cazul în care nu se optează pentru introducerea în buget a costurilor de audit, se vor transmite împreună cu rapoartele financiare intermediare și finale copii ale tuturor documentelor financiare justificative atât din partea promotorului cât și din partea partenerului.
Întrebare 7: La punctul 3.1.1.Solicitanți eligibili se menționează că solicitanții trebuie să fie independenți de partide politice și de organizații comerciale. Puteți să detaliați această condiție?
Răspuns: Criteriile privind independența față de partidele politice și față de organizații comerciale vizează capacitatea organizației de a controla activitățile proprii, și de a decide asupra inițiativelor sale. Aceasta presupune, de exemplu, proceduri organizaționale proprii și autonomie. Totodată, inițiativele organizației trebuie să vină în sprijinul beneficiarilor fără a exista condiții de apartenență politică sau legate de profitul unei organizații economice.
Organizațiile înființate de societăți comerciale sau partide politice nu sunt eligibile. Totodată, având în vedere cele de mai sus, măsura independenței unei organizații este dată și de componența structurilor de decizie ale organizației, respectiv de ponderea membrilor de partid sau a reprezentanților unor organizații comerciale în structurile de decizie ale organizației și de procedurile de luare a deciziei.
Întrebare 8: Dacă o organizație are mai multe filiale, cu personalitate juridică, filiala poate aplica pentru proiectele proprii? În același timp 2 filiale ale aceleiași organizații, pot aplica la aceeași componentă/subcomponentă sau o organizație, indiferent dacă are mai multe filiale poate aplica doar cu un singur proiect pe o componentă sau subcomponentă ?
Răspuns: Conform Ghidului solicitanților, pot solicita finanțare în cadrul acestui apel pentru Cereri de finanțare, doar organizații neguvernamentale și nonprofit, înființate legal și cu sediul în România, organizate și conduse conform legislației românești în vigoare cu privire la organizațiile neguvernamentale, respectiv asociații, fundații și federații, constituite conform prevederilor OG nr. 26/2000 sau Legii nr. 21 / 1924 privind asociațiile și fundațiile, cu modificările și completările ulterioare.
Prin urmare, o filială cu personalitate juridică și care respectă criteriile de eligibilitate stabilite pentru solicitanți poate aplica pentru proiectele proprii. În funcție de componenta pentru care aplică, vor fi respectate regulile specifice: pentru Componentele 1, 3, 4 și 5o organizație poate depune, în calitate de Solicitant, un număr maxim de 2 Cereri de finanțare pentru acest Apel pentru Cereri de finanțare, din care numai 1 aplicație pentru Granturi mari. Pentru componena 2 Justiție socială, o organizație poate depune, în calitate de Solicitant, un număr maxim de 3 Scrisori de intenție pentru acest Apel pentru Cereri de finanțare, din care maxim 2 Scrisori de intenție pentru aceeași subcomponentă.
Referitor la cealaltă parte a întrebării dvs legată de posibilitatea ca două filiale să aplice pentru aceeași componentă/subcomponentă, în cazul în care aceste două filiale au personalitate juridică distinctă, ele se comportă ca solicitanți eligibili independenți unul de altul, nefiind condiționate în niciun fel una de cealaltă în ceea ce privește numărul de aplicații.
Întrebare 9. Vă rugăm să ne precizați dacă lista furnizată de dvs. pe site-ul NGO Partnership Portal: www.ngonorway.org/Partnership-projects/Finding-partners/Finding-partners.html reprezintă singurele organizații eligibile pentru formarea de parteneriate?
Răspuns: Baza de date de pe portalul menționat de dvs. vine în sprijinul potențialilor solicitanți care caută un partener potrivit din Norvegia, însă nu este limitativă. În cazul în care o organizație are deja stabilite contacte cu o organizație din Norvegia sau dintr-una din celelalte două țări donatoare (Islanda și Liechtenstein), iar această organizație respectă condițiile de eligibilitate stipulate în Ghidul Solicitanților, poate să o includă ca partener în proiect, indiferent dacă aceasta organizație se regăsește sau nu în lista la care faceți referire.
Întrebare 10: Nu ne este foarte clar dacă putem depune 2 aplicații pentru fiecare componentă sau pentru întreg programul. Am aprecia foarte mult daca ați putea clarifica acest aspect.
Răspuns: Limita de Cereri de finantare este pe fiecare Componentă în parte și nu pe tot Programul. Limita este de maxim două aplicatii pe Componenta, dintre care doar una pentru un grant mare. Excepția o reprezintă Componenta 2- Justiție socială pentru care aveți posibilitatea să depuneți maxim 3 scrisori de intenție, cu condiția să nu depuneți mai mult de 2 pentru fiecare dintre Subcomponentele acesteia.
Întrebare 11: În Ghid este scris că parteneriatul cu o entitate din țările donatoare nu este obligatoriu dar este recomandat. În jurizare nu am vazut un punctaj alocat. Întrebarea este: Se va ține cont în jurizarea finală?
Răspuns: Da, parteneriatul nu este obligatoriu ci este recomandat. În ceea ce privește punctajul alocat, acesta există. Astfel, în grila de evaluare tehnică și financiară publicată în Ghidul Solicitanților, există criteriul de evaluare 6.4: "Prin parteneriatul propus, proiectul contribuie la consolidarea relațiilor bilaterale cu statele donatoare" pentru îndeplinirea căruia se poate acorda un maxim de 2 puncte.
Întrebare 12: Vă rog să notați că am făcut o eroare atunci când am completat formularul de preînregistrare. Ce pot face în acest sens? Cum pot corecta formularul deja completat?
Răspuns: Vă mulțumim pentru semnalare. Noi nu putem face modificări în formular, responsabilitatea completării datelor este în totalitate a Solicitantului. Prin urmare vă recomandăm să re-completați formularul cu toate câmpurile corecte, să printați și să atașați ambele formulare (atât cel greșit cât și cel corect) la Cererea de finantare, specificând pe cel completat greșit "Formular gresit", pentru a putea identifica noi ulterior depunerii formularul corect în centralizatorul online.
Întrebare 13: Proiectul poate fi scris și în limba engleză? Am văzut menționat româna. Noi avem voluntari străini care și-ar dori implicarea în proiect.
Răspuns: Cererea de finanțare nu poate fi completată în limba engleză. Există în acest sens în Grila de verificare a conformității administrative și a eligibilității (publicată în Ghidul solicitanților) un criteriu distinct care se referă la acest aspect și anume dacă „Dosarul Cererii de finanțare cuprinde formularul Cererii de finanțare, redactat în limba română, inclusiv rezumatul în limba română și în limba engleză".
Întrebare 14: Ce trebuie să cuprindă raportul anual pe partea narativă? Există vreo structură?
Răspuns: Raportul anual reflectă activitatea anuală a organizației și, de obicei, include informații specifice, cum ar fi: misiunea, obiectivele, programele, proiectele și activitățile derulate, informații financiare, lista membrilor consiliului director, surse de venit etc. Forma de prezentare și conținutul specific al raportului anual reprezintă alegerea liberă a solicitantului.
Vă rugăm să rețineți că, în conformitate cu Ghidul Solicitanților secțiunea 5.1 Procedura de depunere, cel mai recent raport anual al unui solicitant este „fie raportul anual pentru anul 2012 fie, în cazul organizațiilor înființate în anul 2013, o situație la zi a activității și bugetului acestora".
În cazul în care o organizație nu a avut activități în cursul anului 2012, este important să se depună un document care să specifice acest lucru.
Întrebare 15: Există o limită de plată pe zi pentru un trainer/formator ?
Răspuns: Referitor la plata trainerilor/formatorilor nu există o anumită limită referitoare la onorariul sau/și salariul zilnic plătit, însă trebuie să aveți în vedere următoarele aspect cuprinse în Ghidul solicitanților și anexele acestuia:
- aceste costuri nu trebuie să le depășească pe cele practicate în mod obișnuit de către Solicitant și / sau partenerii acestuia;
- aceste costuri trebuie să fie realiste și necesare implementarii proiectului;
- sunt utilizate în unicul scop de a atinge obiectivele proiectului și rezultatele preconizate, într-o manieră conformă cu principiile economiei, eficienței și eficacității;
Întrebare 16: Există o limită pentru plățile de servicii?
Răspuns: Referitor la plata de servicii, de asemenea, nu există o anumită limită referitoare la plata serviciilor însă trebuie să aveți în vedere următoarele aspect cuprinse în Ghidul solicitanților și anexele acestuia:
- aplicantul și partenerii, precum și echipa propusă, au expertiza, motivația și capacitatea necesare derulării proiectului;
- în cazul în care anumite servicii se subcontractează, acest lucru trebuie menționat explicit la capitolul 5 din Buget;
- managementul proiectului nu se subcontractează;
- ponderea plăților de servicii va fi privită in contextul proiectului si al activitatilor propuse, având în vedere recomandarea ca o organizație să își implementeze proiectul, apelând la servicii specializate doar atunci când este cazul.
Întrebare 17: Din punct de vedere juridic, ce formă de organizare trebuie formată în cazul unei coaliții/rețele?
Răspuns: Coalițiile/rețelele la care se referă proiectul pot fi formale sau informale. Referitor la tipurile de solicitanți eligibili aceștia pot fi federațiile (dacă rețeaua/coaliția s-a constituit din punct de vedere legal sub această formă) sau asociațiile/fundațiile care acționează în numele unei rețele sau coaliții informale de organizații neguvernamentale.